دفتر برنامه ریزی (to do list) چیست؟

اگر یک To Do List ندارید احتمالا جمله های زیر برای شما احساسات آشنایی رو یادآوری می‌کند:

• معمولا از حجم کارهایی که باید انجام دهید احساس سردرگمی و ناتوانی می‌کنید.
• بعضی وقت‌ها مسائل و کارهای مهم را فراموش می‌کنید.
• دیگران باید دائما مسائل را به شما یادآوری کنند تا کاری رو انجام بدهید.
• سر وقت انجام دادن کارهایی که باید انجام شود چالش بزرگی برای شماست.

تصور نکنید که مشکل از شماست، زیرا هزاران نفر دیگر مانند شما هستند که به طور روزانه در زندگی شخصی و کاری خود با این مشکلات دست و پنجه نرم می‌کنند. عملکرد مغز به گونه‌ای است که هر چقدر تمرکز خود را بر روی یک کار خاص بگذارد، بهره‌وری در آن کار بالا می‌رود، اما در عوض این متمرکز کردن انرژی و افکار باعث می‌شود تا مسائل دیگر به فراموشی سپرده شود. خوشبختانه، یک راه بسیار ساده به نام To Do List وجود دارد که با انجام دادن آن نه تنها کارهایی که باید به آن رسیدگی کنید و یا نمی‌خواهید فراموش شوند در ذهن شما باقی بماند، بلکه باعث ایجاد یک نظم و برنامه‌ریزی مشخص در کار و زندگی شخصی شما می‌شود.

To Do List یا دفتر برنامه‌ریزی چیست؟ 

To Do List چیست؟ معنی بسیار ساده است. To Do List یک لیست از کارها و فعالیت هایی است که باید به انجام برسد.
در معمول‌ترین حالت خود، این کارها بر اساس اولویت در To Do List نوشته می‌شود. به طور سنتی این کارها روی یک تکه کاغذ نوشته می‌شوند و به عنوان یک کمک‌رسان به حافظه شما کمک می‌کنند. اما با پیشرفت تکنولوژی این امکان ایجاد شده تا بتوانید با استفاده از برنامه هایی مانند اکسل(excel)، Word documents و یا برنامه های مخصوص به برنامه ریزی مانند Microsoft ToDo و Google To Do list یک دفتر برنامه ریزی دیجیتال را در هر جا با خود یه همراه داشته باشید. شما همچنین میتوانید یک To Do List را برای خانه و یک لیست دیگر را برای محل کار خود انتخاب کنید.
پ.ن: ولی بیایید این نکته را هیچ وقت فراموش نکنیم که هیچ چیز به تاثیر گذاری پیاده کردن افکار روی برگه‌های کاغذ نمی‌شود.

داشتن لیستی که در آن تمامی کارهایی که باید انجام شود در یک جای مشخص نوشته شده باشد به این معنی است که دیگر قرار نیست چیزی را فراموش کنید. و با تنظیم کردن این لیست بر اساس اولویت کارهایی که باید سریع تر از دیگر کارها انجام شود به سرعت متوجه می‌شوید که چه کارهایی باید با دقت و سرعت بیشتری توجه و انجام شود و چه کارهایی را می‌تواند به زمانی دیگر موکول کنید.

مزایای ستفاده از To Do List 

یکی از مهمترین دلایلی که بخاطر آن باید از To Do List استفاده کنید این است که کمک می‌کند تا کار و برنامه‌های شما در یک چهارچوب منظم و مشخص باقی بماند. زمانی که تمام کارهایی که باید انجام شود را در یک لیست می‌نویسید، این کارها قابل حل‌تر به نظر می‌رسند. و زمانی که یک دیدگاه کلی از کارهایی که باید انجام شود و کارهایی که تا به حال انجام دادید داشته باشید نه تنها ذهن شما متمرکز باقی می‌ماند، بلکه همزمان فضای ذهنی بیشتری در ذهن برای برای رسیدگی به کارهای خلاقانه باز می‌شود.
زمانی که کاری را به پایان می‌رسانید، روی آن کار خط می‌کشید. این کار باعث می‌شود که حس پیشرفت و به نتیجه رساندن چیزی در شما القا شود، و این حس دقیقا همان چیزیست که اگر در انجام کارهای خود عجله داشته باشید و از کارها عقب باشید، احساسش نمی‌کنید. و به دست آوردن این احساس موفقیت باعث میشود تا انگیزه شما برای پیشرفت و حرکت رو به جلو افزایش پیدا کند.

اما این تنها مزیت داشتن یک دفتر برنامه‌ریزی نیست. با چند مورد دیگر آشنا شوید:
تقویت حافظه: یک To Do List به عناون یک حافظه خارجی عمل می‌کند. مغز انسان تنها قادر به نگهداری تعداد محدودی از اطلاعات به طور همزمان است. مزیت To Do List در این است که با داشتن آن می‌توانید تمامی اطلاعاتی که نیاز دارید را بدون نگرانی از فراموش کردن آنها در یکجا نگهداری کنید. همچنین مزیت بزرگ دیگر دفتر برنامه ریزی در این است که لیست کارهای پیش رو دائما در معرض دید شماست و این مسئله باعث تقویت حافظه و پاک نشدن آن کار از ذهن شما خواهد شد.

افزایش بهره‌وری: یک To Do List به شما این اجازه را می‌دهد تا کارهای پیش روی خود را اولویت بندی کنید. و این به معنی است که شما دیگر زمان خود را روی کارهایی که توجه و تمرکز کمتری می‌خواهند هدر نمی‌دهید. یک لیست برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را روی مهم‌ترین کارهای پیش رو بگذارید.

کمک به انگیزش: یک دفتر اندازه‌گیری می‌تواند به عنوان یک محرک انگیزشی فوق‌العاده عمل کند تا اهداف خود را شفاف و مشخص کنید. شما می‌توانید با استفاده از لیست اهداف بلند مدت خود را تبدیل به چند هدف کوچک‌تر و قابل حل کنید. اتفاقی که می‌افتد این است که با انجام هر کار کوچک و نزدیک شدن به اتمام هدف بزرگ انگیزه شما برا پیشرفت و حرکت رو به جلو بیشتر خواهد شد.
تیزر تبلیغاتی دفتر برنامه ریزی To Do List که توسط تیم سوشال مدیای کانون تبلیغات روناک تهیه شده است.

چرا باید یک To Do List  داشت و چه اهمیت دارد؟ 

به نظر می‌رسد اینکه کارها و اهداف روزانه خود را روی کاغذ پیاده کنید نه تنها کمک بزرگی به تعیین چالش‌های مهم و آزاد کردن فضای ذهن برای تمرکز بیشتر می‌کند بلکه باعث می‌شود تا از اتلاف وقت در تلاش برای شناسایی مهم‌ترین کار بعدی جلوگیری شود و کار یا هدفی را فراموش نکنید.
به طور کلی To Do List راهی برای افزایش بهره وری ارائه می‌دهد، شما را از فراموش کردن کارها باز می‌دارد، به اولویت بندی کارها، مدیریت موثر وظایف، استفاده عاقلانه از زمان و بهبود مدیریت زمان و همچنین گردش کار کمک می کند.